Памятка начальника отделения почтовой связи. Должностная инструкция начальника отделения связи Обязанности заместителя начальника почтового отделения

(все) Оператор почтовой связи - 170 Почтальон - 75 Начальник отделения - 60 Оператор - 36 Начальник - 35 Заместитель начальника - 30 оператор - 26 Оператор 1 класса - 19 Руководитель - 15 Операторы Пк - 14 Водитель - 13 оператор 1 класса - 12 Упаковщик(-ца) - 12 Экономист - 12 Бухгалтер - 11 Кассир - 10 Ведущий специалист отдела продаж - 9 Инженер - 9 Программист - 8 Менеджер по продажам - 7 Секретарь - 7 Специалист - 7 Ведущий специалист по кадрам - 6 Оператор Отдела Закупок - 5 Ведущий бухгалтер - 4 Ведущий инженер по охране труда - 4 Курьер - 4 Менеджер по аренде недвижимости - 4 Менеджер по маркетингу и PR - 4 Механик - 4 Начальник почтамта - 4 Начальник смены склада - 4 Кладовщик - 3 Менеджер по закупкам и логистике - 3 Менеджер по работе с клиентами - 3 Оператор 2 класса - 3 Оператор По Обработке Данных - 3 Оператор СЦ - 3 Оператор-кассир АЗС - 3 Супервайзер - 3 Юрисконсульт - 3 Ведущий специалист отдела кадров - 2 Водитель-курьер - 2 Главный кассир - 2 Главный специалист отдела взыскания - 2 Диспетчер - 2 Инкассатор - 2 Инспектор по кадрам - 2 Менеджер - 2 Оператор 1класса - 2 Оператор 3 класса - 2 оператор главной кассы - 2 Оператор на склад - 2 Оператор Станков С Чпу - 2 Продавец-кассир - 2 Ревизор - 2 специалист 1 категории - 2 Специалист 1 категории - 2 Специалист по обслуживанию клиентов - 2 Товаровед - 2 Электромонтер - 2 Энергетик - 2 IT специалист - 1 Администратор - 1 Бухгалтер 1 категории - 1 Бухгатер-материалист - 1 Ведущий специалист по работе с клиентами - 1 Водитель категории C - 1 Водитель погрузчика - 1 Водитель с автомобилем - 1 Водитель служебного транспорта - 1 Водитель-экспедитор - 1 гл.инженер, гл.энергетик - 1 Главный бухгалтер - 1 Должность - специалист - 1 Заведующая хозяйством - 1 Заведующий складом - 1 Зам.директора по коммерции - 1 ЗАМ.НАЧ.ОПС-1 - 1 зам.начальника - 1 Зам.начальника - 1 Зам.начальника ОПС №5 - 1 инженер - 1 Инженер группы эксплутации транспорта - 1 Инженер по организации и нормированию труда - 1 Инженер по охране труда и технике безопасности - 1 Инженер По Слаботочным Системам - 1 Инженер Производственного Отдела - 1 Инженер Пто - 1 Инженер-механик - 1 Инструктор - 1 Инструктор Коммерческого участка - 1 инструктор ООЭСПС - 1 Консультант ПФР - 1 Логист - 1 Логопед - 1 Машинист Дорожно-транспортных Машин - 1 Менеджер отдела управления персоналом - 1 Менеджер по персоналу - 1 нач гл кассы ОСП Южноуральский почтамт - 1 Нач.отделения - 1 Начальние отделения - 1 Начальник складского хозяйства - 1 Начаотник почтового отделения - 1 Начпльник ОПС - 1 не работаю на почту России - 1 ОПЕРАТОР - 1 оператор 1 кл - 1 ОПЕРАТОР 1 класса - 1 Оператор 1-го класса - 1 оператор 1-го класса - 1 оператор 1-го класска - 1 Оператор 2 класса5класса - 1 Оператор 3го класса - 1 Оператор call-центра - 1 Оператор cвязи - 1 Оператор АСЦ - 1 оператор главной кассы почтамта - 1 Оператор дс - 1 Оператор Информационного Пункта - 1 оператор информационного пункта 1 класса - 1 оператор консультант - 1 оператор КСУ - 1 Оператор МСЦ - 1 оператор первого класса - 1 Оператор первого класса - 1 оператор ПКД 2 класса. - 1 оператор почты России - 1 Оператор саязи - 1 оператор сортировки - 1 Оператор сортировочного узла - 1 Оператор сортировочного цеха - 1 оператор сортировочного цеха. - 1 оператор сц - 1 Оператор СЦ 1класса - 1 Оператор СЦ-1го класса - 1 оператор цвпп - 1 оператор ЭВМ - 1 Оператор, Инструктор - 1 оператор,зам.начальника-временно - 1 оператор-бригадир - 1 ОПЕРАТОР-СОРТИРОВШИК 3 КЛАССА - 1 Оперстом связи первого класса - 1 опратор связи 1 класса - 1 Орератор связи - 1 отдел РПО - 1 Охранник - 1 Помощник руководителя - 1 Почиальон - 1 Почтальонка(бывший сотрудник) - 1 ПОЧТОВЫЙ РАБОТНИК - 1 почтольон - 1 Программист 1с - 1 Прораб - 1 ПЭМ 3-го разряда - 1 Работник производства - 1 Рабочий по обслуживанию зданий - 1 Различные - 1 Разносчик писем - 1 Распространитель - 1 Руководитель АХО - 1 руководитель АХО - 1 руководитель ГУК - 1 Руководитель департамента - 1 Руководитель ИРЦ, ПЭО - 1 руководитель омто - 1 Системный администратор - 1 соискатель - 1 Сопровождающий - 1 Социальный работник - 1 специалист - 1 специалист 1-ой категории группы ГО и ПБ - 1 Специалист ГКУ - 1 Специалист отдела управления персоналом - 1 Специалист по информационной безопасности - 1 Специалист по таможенному оформлению - 1 Специалист телемаркетинга - 1 ст.кладовщик - 1 Ст.техник отд.экспл,вед.инженер отд. перевозок - 1 Старший оператор - 1 Столяр - 1 Техник 1 категории - 1 Техник 1й категории - 1 Ученица - 1 Фельдшер - 1 Электромеханик - 1 Электроник - 1 Юрист - 1

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отделения почтовой связи

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность начальника отделения почтовой связи подразделения «Финансовые технологии» (далее - Начальник отделения почтовой связи) ФГОБУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича» (ФГОБУ ВПО «СПбГУТ») (далее Учреждение).

1.2. На должность начальника отделения почтовой связи назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

Дополнительные профессиональные программы - программы повышения квалификации, программы профессиональной переподготовки в области почтовой связи;

Среднее профессиональное образование;

с опытом практической работы:

При наличии среднего профессионального образования (программы подготовки специалистов среднего звена) общий трудовой стаж не менее трех лет, в том числе по специальности - не менее года;

Особые условия допуска к работе начальника отделения почтовой связи:

Не моложе 18 лет;

1.3. Начальник отделения почтовой связи должен знать:

Почтовая терминология;

Регламенты кредитных и иных организаций - партнеров организации;

Порядок учета денежных средств, условных ценностей в организации почтовой связи;

Перечень отдельных видов товаров, не подлежащих обмену или возврату;

Порядок учета денежных средств, условных ценностей в отрасли почтовой связи;

Технологический процесс выполняемой работы;

Требования к отчетности о деятельности организации связи в области оказания дополнительных услуг;

Порядок возврата неликвидного товара;

Требования к эксплуатации контрольно-кассовых машин, применяемых в сфере почтовой связи;

Порядок использования тарифов на оказываемые услуги;

Почтовые правила, стандарты, правила оказания услуг почтовой связи, почтовая терминология;

Правила продажи, возврата и обмена товаров;

Организационная структура подразделений почтовой связи;

Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ;

Требования к эксплуатации контрольно-кассовых машин, применяемых в сфере почтовой связи;

Технологический процесс выполняемой работы;

Порядок использования тарифов на оказываемые услуги;

Почтовая терминология, почтовые правила, стандарты и правила оказания услуг почтовой связи;

Методы идентификации поддельных документов, денежных знаков и банковских карт;

Порядок приема и выдачи внутренних и международных почтовых отправлений, в том числе дефектных и с уведомлением таможенных органов;

Порядок изготовления, оформления и использования ответного внутреннего почтового отправления;

Порядок хранения, учета и рассылки знаков почтовой оплаты и других условных ценностей;

Требования к эксплуатации контрольно-кассовых машин, применяемых в сфере почтовой связи;

Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений;

Порядок обработки и хранения персональных данных клиентов;

Порядок учета денежных средств, условных ценностей;

Список объектов почтовой связи, в адрес которых периодически ограничивается прием посылок и бандеролей для пересылки наземным транспортом;

Технологический процесс выполняемой работы;

Перечень товаров и предметов, запрещенных и ограниченных к пересылке на территории Российской Федерации и в международных почтовых отправлениях;

Почтовые правила, стандарты, правила оказания услуг почтовой связи, почтовая терминология;

Технологический процесс выполняемой работы;

Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ;

Правила внутреннего контроля;

Документы системы менеджмента качества;

Порядок использования тарифов на оказываемые услуги;

Порядок приема подписки и обработки подписной документации на периодические печатные издания;

Порядок хранения, учета и рассылки знаков почтовой оплаты и других условных ценностей;

Порядок учета норм выработки и рабочего времени работников отделения почтовой связи;

Почтовые правила, стандарты, правила оказания услуг почтовой связи, почтовая терминология;

Требования к эксплуатации контрольно-кассовых машин, применяемых в сфере почтовой связи;

Порядок учета денежных средств;

Организационная структура организаций почтовой связи;

Порядок приема коммунальных платежей;

Порядок приписки почтовых отправлений к документам;

Трудовое законодательство Российской Федерации, локальные нормативные акты;

Порядок использования тарифов на оказываемые услуги;

Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ;

1.4. Начальник отделения почтовой связи должен уметь:

Работать на почтово-кассовом терминале;

Работать с информационными системами, применяемыми в отделении почтовой связи;

Работать с большим объемом информации;

Осуществлять обработку персональных данных с использованием и без использования средств автоматизации;

Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции;

Использовать средства автоматизации производственного процесса;

Использовать современные компьютерные средства;

Пользоваться электронной почтой;

Составлять отчетную документацию;

Использовать средства механизации и автоматизации производственного процесса;

Использовать средства механизации и автоматизации почтовой связи;

Систематизировать, обрабатывать и анализировать информацию с целью формирования любых видов отчетности;

Использовать современные компьютерные средства;

Координировать деятельность с другими структурными подразделениями организации;

Обрабатывать большие массивы информации;

Вести учет, хранение денежных средств, почтовых отправлений и ценностей;

Владеть навыками составления финансовых отчетов;

Оптимально распределять нагрузку между всеми сотрудниками;

Предупреждать и урегулировать конфликтные ситуации;

1.5. Начальник отделения почтовой связи назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Начальник отделения почтовой связи подчиняется генеральному директору Учреждения и начальнику подразделения «Финансовые технологии»

2. Трудовые функции

2.1. Контроль оказания финансовых услуг отделением почтовой связи.

2.2. Контроль предоставления дополнительных услуг отделением почтовой связи.

2.3. Контроль доставки печатной продукции до адресата.

2.4. Контроль приема, обработки и выдачи почтовых отправлений.

2.5. Подготовка отчетности отделения почтовой связи.

2.6. Организация и контроль деятельности работников отделения почтовой связи.

3. Должностные обязанности

3.1. Хранение и подшивка отчетов о приеме платежей через почтово-кассовый терминал и через терминал самообслуживания.

3.2. Контроль правильности ведения документации по финансовым услугам, организация хранения документов в отделении почтовой связи, передачи в архив, в почтамт и партнерам (контрагентам).

3.3. Контроль наличия полного ассортимента упаковочного материала, государственных знаков почтовой оплаты, штрихкодовых почтовых идентификаторов, пломб почтовых одноразовых, пломб свинцовых.

3.4. Контроль наличия бланков почтовой документации.

3.5. Производственный контроль качества оказания услуг в отделении почтовой связи.

3.6. Контроль своевременного поступления доходов, в том числе по безавансовым расчетам с клиентами, за услуги связи.

3.7. Проверка знаний операторов порядка оказания финансовых услуг, предоставляемых совместно с партнерами.

3.8. Контроль ограничения допуска операторов к оказанию финансовых услуг без прохождения обучения.

3.9. Учет бланков строгой отчетности.

3.10. Учет оформления кредитных договоров и передачи их партнерам.

3.11. Оформление отчетов по финансовым услугам.

3.12. Учет бланков строгой отчетности, пломб почтовых одноразовых, полноты и своевременности отправленных файлов.

3.13. Составление отчетов по остаткам товарно-материальных ценностей, государственных знаков почтовой оплаты, прочих товаров.

3.14. Прием, отправка и учет почтовой тары.

3.15. Контроль наличия обязательного ассортимента товара, правильности его выкладки.

3.16. Производственный контроль качества оказания услуг в отделении почтовой связи.

3.17. Контроль соответствия цен на товары и цен в накладных, получаемых с марочной базы и со склада товаров народного потребления.

3.18. Контроль ведения картотеки и сортировочной таблицы на периодические печатные издания.

3.19. Производственный контроль качества оказания услуг в отделении связи.

3.20. Учет устных заявлений клиентов по вопросам доставки печатной продукции и контроль их исполнения.

3.21. Учет недосланных и нерозданных экземпляров печатной продукции.

3.22. Контроль исполнения заявок на ремонт абонентских ящиков.

3.23. Сверка доставочной картотеки с посылом.

3.24. Сверка остатков, хранящихся почтовых отправлений на конец дня (смены).

3.25. Контроль выполнения требований по порядку приема почтовых отправлений (упаковки, написания адреса).

3.26. Проверка правильности применения тарифов при приеме почтовых отправлений и оприходование денежных средств.

3.27. Проверка своевременности отправки переводов, сверка суммы наложенного платежа.

3.28. Контроль операции выдачи почтовых отправлений.

3.29. Заделка почтовых отправлений в почтовые емкости и отправка емкостей с автотранспортом из отделения почтовой связи.

3.30. Прием входящей почты.

3.31. Оказание помощи оператору (при необходимости) при вручении дефектного регистрируемого почтового отправления.

3.32. Контроль применения штрихкодового почтового идентификатора, пломбы почтовой одноразовой.

3.33. Контроль своевременности обработки и отправки принятых почтовых отправлений, обработки входящих почтовых отправлений, операций по отправке исходящей почты; оформление документации.

3.34. Анализ выполнения плана доходов, показателей качества работы отделения почтовой связи.

3.35. Составление и оформление документов, входящих в специальные системы документации.

3.36. Сверка отчетов с первичной документацией.

3.37. Составление заказов на подписку периодических печатных изданий.

3.38. Формирование всех видов ежемесячных отчетов отделения почтовой связи, в том числе по доходам в разрезе оказанных услуг; по всем видам услуг, предоставляемым в отделении почтовой связи; по реализации государственных знаков почтовой оплаты, товаров народного потребления и другим видам услуг, сверка их с данными дневника; по принятым и оплаченным денежным переводам, пенсиям и пособиям, сверка данных с данными дневника, реестров; по оказанию услуг юридическим лицам; по принятым миграционным уведомлениям.

3.39. Ведение журнала учета заявок о повреждениях и неисправностях технических средств.

3.40. Учет, группировка и систематизация документов в архиве.

3.41. Обеспечение работы отделения почтовой связи в соответствии с утвержденным режимом.

3.43. Прием и учет обращений в отделение почтовой связи, своевременная отправка копии записей в книге жалоб в вышестоящую организацию.

4. Права

Начальник отделения почтовой связи имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности начальника отделения почтовой связи.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию начальника отделения почтовой связи.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Начальник отделения почтовой связи несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений генерального директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения начальник отделения почтовой связи может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист почтовой связи» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. № 198н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Обязанности начальника опсОбеспечивать высококачественное и культурное обслуживание
клиентов услугами почтовой связи, финансовыми и банковскими услугами
, а также прием
коммунальных платежей, специальных проектов,
страховых услуг. Выполнять плановые задания, предоставлять услуги в
соответствии с правилами и инструкциями. Быть компетентным, знать
производство, технику, программное
обеспечение. Уметь работать с
коллективом и клиентами. Правильно организовывать работу в ОПС.

Начало рабочего дня начальника отделения
почтовой связи
Начальник отделения почтовой связи должен лично (по очереди с
заместителем) присутствовать перед началом операционного дня.
Вскрыть кладовые совместно с оператором связи
Провести операцию « Начало дня» на ПКТ и ЗПТЩ,ПКД.
Выдать на рабочие места ЗПО, производственные документы и
эксплуатационные материалы.
Выдать на кассу подкрепление (денежную наличность)
Выдать именные вещи
Проверить оттиски календарных штемпелей.(под роспись)
Наличие у работников форменной одежды, бейджиков.

Провести инструктаж по Стандартам качества Проверить подготовленность операционного зала для культурного обслуживания клиентов. Часть в

Провести инструктаж по Стандартам качества
Проверить подготовленность операционного зала для культурного
обслуживания клиентов.
Часть времени в течении рабочего дня необходимо находиться в
операционном зале для непосредственного общения с клиентами,
немедленно реагировать на все устные заявления и жалобы
клиентов.
Особое внимание уделять четкости и культуре обслуживания
клиентов.
Проводить производственный контроль за работой операторов
почтовой связи и почтальонов.

Завершение рабочего дня
Подготовка и отправка почты и инкассации из отделения почтовой связи
вместе с оператором почтовой связи
Подготовить информацию по РПО для отправки в Информационный
пункт
Принять отчет по страховым почтовым отправления и товарам
народного потребления, опечатать кладовую
Принять остатки по Кассовой справке
СДО (сводный денежный отчет)
Закрыть рабочий день на основной кассе.
Проверить наличие записей в книге жалоб и предложений.

Анализирует выполнение плана и показатели за рабочий день
Планирует улучшение качественных показателей,создание условий
для предоставление услуг и привлечение новых клиентов.
Показатели эффективности нацелены на мотивацию работников,
определение «лидеров» и «аутсайдеров», распространение
положительного опыта.

Организационная работа в ОПС

Начальник отделения почтовой связи должен уметь организовывать
работу В ОПС.
При необходимости выступать в роли менеджера зала регулируя
очередь, оказывая практическую помощь операторам, обслуживая
клиентов в дополнительном окне.
Хорошо знать своих подчиненных оказывать им помощь в работе.
Соблюдать корпоративный этикет
Уметь четко организовывать свою собственную работу и работу ОПС
Планировать свою работу на месяц

Примерный план работы начальника ОПС

Наименование работ
Сроки
исполнен
ия
1.
Проверить условия работы на доставочных участках
почтальонов. (Ивановой Т,И. Сидоровой Е.Н.)
5-10
2. Провести производственное собрание по итогам работы за
июнь и 2 квартал 2014года. Задачи на 3 квартал 2014года
6
3. Ознакомить коллектив с новыми ЛНА,изменениями в
почтовых правилах.
10
4. Изучение в СДО темы «Стандарты качества» « Winpost»
«Акция по подписке»
15
5. Довести план по подписке на полугодие. Провести работу
с населением
17
6. Производственное совещание в почтамте
19
7.Обучение по предоставлению услуг с использованием
банковских карт Связь Банка. (торговый эквайринг)
20
8. Довести «личный» план до каждого оператора и
почтальона ОПС
1
Отметка о
выполнении